KÜNDIGUNG VOM ARBEITGEBER ERHALTEN?

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Zurückweisung einer Kündigung wegen fehlender Vollmachtsurkunde oder Vertretungsmacht

Einleitung

Im Arbeitsrecht können bereits Formfehler dazu führen, dass eine Kündigung unwirksam ist. Ein häufiger Fall sind Kündigungen, die von einer bevollmächtigten Person ausgesprochen werden, ohne dass eine Vollmachtsurkunde vorgelegt wird. Ebenso problematisch sind Kündigungen durch Personen, die keine Vertretungsmacht besitzen. In beiden Situationen haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Kündigung zurückzuweisen. Dieser Beitrag erläutert die gesetzlichen Grundlagen nach § 174 und § 180 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), grenzt die beiden Fallgestaltungen voneinander ab und zeigt die typischen Fehlerquellen sowie Handlungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf. Dabei werden die Voraussetzungen, Rechtsfolgen, Fristen und taktischen Überlegungen dargestellt. Ziel ist eine sachliche, verständliche Information für beide Seiten.

Gesetzliche Grundlagen

Einseitige Rechtsgeschäfte durch Vertreter: Eine Kündigung ist rechtlich ein einseitiges Rechtsgeschäft, das der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer erklärt. Erfolgt die Kündigung durch einen Vertreter, gelten besondere Regeln. Zwei zentrale Vorschriften des BGB kommen hier ins Spiel:

• § 174 BGB: Kündigt ein Bevollmächtigter (Vertreter) und legt keine Vollmachtsurkunde im Original vor, so kann der Empfänger die Kündigung aus diesem Grund unverzüglich zurückweisen. In diesem Fall ist das Rechtsgeschäft – die Kündigung – unwirksam. Ausnahme: War der Arbeitnehmer vorher über die Bevollmächtigung informiert (In-Kenntnis-Setzen durch den Vollmachtgeber), ist eine Zurückweisung nach § 174 BGB ausgeschlossen. Diese Norm soll klare Verhältnisse schaffen und den Empfänger davor schützen, rätseln zu müssen, ob der Unterzeichner tatsächlich zur Kündigung befugt ist. Ob die Kündigung erfolgreich zurückgewiesen werden kann, ist häufig eine Streitfrage.

• § 180 BGB: Grundsätzlich ist die Vertretung ohne Vertretungsmacht unzulässig bei einseitigen Rechtsgeschäften. Das bedeutet: Eine Kündigung, die von jemandem ohne jede Vollmacht ausgesprochen wird, kann nicht wirksam erfolgen. Wichtig: Beanstandet der Empfänger nicht unverzüglich den Mangel der Vertretungsmacht oder war er einverstanden, dass der Vertreter ohne Vollmacht handelt, gelten die Regeln wie bei Verträgen entsprechend. Das heißt, ohne Widerspruch des Arbeitnehmers könnte die Kündigung unter Umständen vom Arbeitgeber nachträglich genehmigt werden – anderenfalls ist sie als einseitiges Rechtsgeschäft nichtig.

Voraussetzungen der Zurückweisung nach § 174 BGB: Damit ein Arbeitnehmer eine Kündigung nach § 174 BGB erfolgreich zurückweisen kann, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Die Kündigung wurde nicht vom Arbeitgeber persönlich, sondern von einem Vertreter (Bevollmächtigten) erklärt.

• Dem Kündigungsschreiben war keine Original-Vollmachtsurkunde beigefügtbundesarbeitsgericht.de. Eine bloße Kopie genügt in der Regel nicht; es muss das im Original unterzeichnete Vollmachtsdokument vorliegen.

• Dem Arbeitnehmer war nicht bereits bekannt, dass der Unterzeichner zur Kündigung bevollmächtigt ist. Wurde der Arbeitnehmer vorab eindeutig über die Kündigungsbefugnis dieser Person informiert (z. B. durch ausdrückliche Mitteilung oder öffentliche Bekanntmachung), ist die Zurückweisung ausgeschlossen. (Beispiel: Die bloße Klausel im Arbeitsvertrag, dass ein bestimmter Vorgesetzter kündigen dürfe, reicht nicht als Inkenntnissetzung ausbundesarbeitsgericht.de. Es muss konkret erkennbar sein, wer diese Funktion innehat und dass diese Person kündigen darf.)

• Der Arbeitnehmer hat die Kündigung ausdrücklich und unverzüglich wegen des fehlenden Vollmachtsnachweises zurückgewiesen. Dazu ist keine besondere Form vorgeschrieben; die Erklärung kann formlos erfolgen, sollte aber aus Beweisgründen schriftlich erfolgen (siehe unten zu Fristen und Form).

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, gilt die Kündigung gemäß § 174 Satz 1 BGB als unwirksam. Entscheidend ist, dass die Zurückweisung tatsächlich unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) nach Erhalt der Kündigung erfolgt – hierzu mehr im Abschnitt "Fristen".

Fehlende Vertretungsmacht (§ 180 BGB): Davon zu unterscheiden ist der Fall, dass der Unterzeichner überhaupt keinerlei Vertretungsmacht hatte, also vom Arbeitgeber nicht bevollmächtigt war. In diesem Szenario ist die Kündigung von Anfang an unwirksam, da ein einseitiges Rechtsgeschäft durch einen Unbefugten grundsätzlich nicht wirksam vorgenommen werden kann. Eine solche Kündigung kann nicht „schwebend unwirksam“ sein, sondern ist zunächst nichtig. Allerdings eröffnet § 180 Satz 2 BGB dem Arbeitgeber eine Möglichkeit zur Heilung: Hat der Arbeitnehmer den Mangel der Vertretungsmacht nicht unverzüglich gerügt, wird die Situation analog zum Vertragsschluss ohne Vollmacht behandelt. Das bedeutet, der Arbeitgeber könnte die Kündigung nachträglich genehmigen. Praktisch heißt das: Weist der Arbeitnehmer nicht sofort darauf hin, dass der Kündigende unbefugt war, kann die Kündigung wirksam werden – beispielsweise indem der Arbeitgeber sie nachträglich ausdrücklich bestätigt. Weist der Arbeitnehmer jedoch unverzüglich auf die fehlende Vertretungsmacht hin, ist die Kündigung endgültig unwirksam. Eine nachträgliche Genehmigung durch den Arbeitgeber scheidet dann aus, da der Arbeitnehmer den Mangel rechtzeitig beanstandet hat.

Wichtig: Eine Kündigungsschutzklage ist aber trotzdem innerhalb der Klagefrist von drei Wochen zu erheben!

Rechtliche Abgrenzung von § 174 BGB und § 180 BGB

Ob § 174 BGB oder § 180 BGB einschlägig ist, hängt von der Situation ab – insbesondere davon, ob der Kündigende eine Vollmacht hatte oder nicht:

• Zurückweisung nach § 174 BGB setzt voraus, dass eine Bevollmächtigung an sich besteht, der Bevollmächtigte aber den Vollmachtsnachweis schuldig bleibt. Hier geht es also um einen Formmangel: Der Vertreter hätte eine Vollmachtsurkunde beifügen müssen, tat es aber nicht. Die Wirksamkeit der Kündigung hängt dann vom Verhalten des Arbeitnehmers ab – er muss schnell reagieren, um die Kündigung unwirksam zu machen. Tut er dies, ist die Kündigung unabhängig davon, ob tatsächlich eine Vollmacht vorlag, unwirksam. Eine spätere Vorlage der Vollmacht oder Genehmigung nach § 177 BGB ist ausgeschlossen. Unterlässt der Arbeitnehmer die Zurückweisung, bleibt die Kündigung wirksam. Mit anderen Worten: Der Formfehler allein führt nicht automatisch zur Unwirksamkeit; erst die fristgerechte Zurückweisung macht die Kündigung unwirksam.

• Fehlende Vertretungsmacht (§ 180 BGB) erfasst Fälle, in denen gar keine Vollmacht bestand. Hier liegt ein inhaltlicher Mangel der Kündigung vor – der Unterzeichner durfte überhaupt nicht für den Arbeitgeber kündigen. Die Kündigung ist in diesem Fall zunächst nichtig. Allerdings schützt § 180 BGB den Arbeitgeber insoweit, als die Kündigung wirksam werden kann, wenn der Arbeitnehmer nicht protestiert. Dieses „Stillschweigen“ des Arbeitnehmers kann als Einverständnis oder zumindest als Verzicht auf die Rüge gewertet werden, sodass die allgemeinen Vorschriften über Verträge entsprechend gelten. Dann könnte der Arbeitgeber die Kündigung nachträglich genehmigen (analog § 177 BGB). Der Regelfall in der Praxis ist jedoch: Erkennt der Arbeitnehmer den Mangel, wird er ihn unverzüglich rügen – damit bleibt die Kündigung unwirksam und kann nicht geheilt werden.

Unterschiede in den Rechtsfolgen: Bei § 174 BGB hängt die Wirksamkeit der Kündigung vom Verhalten des Arbeitnehmers ab (Zurückweisung oder nicht). Liegen alle Voraussetzungen vor und der Arbeitnehmer weist zurück, ist die Kündigung endgültig unwirksambundesarbeitsgericht.de. Unterbleibt eine rechtzeitige Zurückweisung, gilt die Kündigung als wirksam, obwohl formell ein Fehler vorlag. Bei § 180 BGB ist die Kündigung aus Sicht des Gesetzes von Anfang an unwirksam (da der Vertreter unbefugt handelte). Dennoch kann sie nachträglich wirksam werden, falls der Arbeitnehmer den Mangel nicht rügt und der Arbeitgeber genehmigt. Man könnte sagen: § 174 BGB bietet dem Arbeitnehmer ein “scharfes Schwert”, um eine formal fehlerhafte Kündigung zu Fall zu bringen – er muss es aber rechtzeitig ziehen. § 180 BGB hingegen entzieht einer Kündigung durch einen Unbefugten sofort die Grundlage, es sei denn, der Arbeitnehmer winkt sie durch (keine Beanstandung), was in der Praxis selten und nur versehentlich vorkommen dürfte.

In der Praxis kann es für den Arbeitnehmer schwer einzuschätzen sein, ob der Kündigende tatsächlich bevollmächtigt war oder nicht. Häufig kennt der Arbeitnehmer die interne Position des Unterzeichners nicht genau. Daher wird empfohlen, im Zweifel beide Möglichkeiten anzusprechen. Eine Zurückweisung wegen fehlender Vollmachtsurkunde lässt sich vorsorglich mit dem Hinweis verbinden, dass auch die Vertretungsmacht bestritten wird. So wird sichergestellt, dass die Erklärung als Zurückweisung nach § 174 BGB und als Rüge nach § 180 BGB verstanden werden . (Im Musterschreiben weiter unten wird gezeigt, wie eine solche kombinierte Formulierung aussehen kann.)

Praktische Bedeutung in der Arbeitswelt

Formale Aspekte wie Vollmachtsvorlagen werden im Alltag leicht übersehen, haben aber erhebliche praktische Auswirkungen:

• Für Arbeitnehmer: Die Zurückweisung nach § 174 BGB ist ein wichtiges Instrument, um sich schnell gegen eine Kündigung zur Wehr zu setzen, noch bevor inhaltliche Kündigungsgründe geprüft werden. Insbesondere wenn die Kündigung überraschend kommt oder zweifelhaft erscheint, kann die formale Zurückweisung Zeit gewinnen oder das Arbeitsverhältnis zunächst retten. Arbeitnehmer sollten deshalb bei jeder Kündigung genau hinschauen, wer unterschrieben hat. Ist es nicht der Arbeitgeber selbst (z. B. Geschäftsführer, Inhaber) oder ein bekannter Vertreter, so besteht Anlass, nach einer Vollmachtsurkunde zu fragen. Liegt keine bei, kann man die Kündigung zurückweisen. Wichtig ist, dies sachlich und zügig zu tun (siehe „Fristen“ unten). Danach bleibt das Arbeitsverhältnis – zumindest vorläufig – bestehen. Dennoch dürfen Arbeitnehmer nicht allein auf die Zurückweisung vertrauen, sondern müssen zusätzlich eine Kündigungsschutzklage erheben (dazu unten mehr)!

• Für Arbeitgeber: Aus Arbeitgebersicht ist § 174 BGB ein Stolperstein, der sich aber vermeiden lässt. Wenn die Kündigung nicht persönlich durch den gesetzlich vertretungsberechtigten Arbeitgeber (z. B. Geschäftsführer einer GmbH) überbracht wird, muss dem Schreiben eine Original-Vollmacht beigefügt sein. Andernfalls läuft man Gefahr, dass der Arbeitnehmer die Kündigung zurückweist und diese unwirksam wirdbundesarbeitsgericht.de. Alternativ kann der Arbeitgeber im Voraus dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer von der Bevollmächtigung des Kündigenden Kenntnis hat. Beispielsweise kann durch ein Schreiben oder eine Betriebsmitteilung bekannt gegeben werden: „Herr X ist bevollmächtigt, Kündigungen für unser Unternehmen auszusprechen.“ Auch die Bestellung bestimmter Funktionsträger (Prokurist, Personalleiter etc.) kann ein In-Kenntnis-Setzen sein, sofern die Position und Person für die Belegschaft erkennbar sind. Arbeitgeber sollten dies dokumentieren (z. B. Rundmail, Aushang), um im Streitfall den Nachweis führen zu können. Falls doch eine Zurückweisung eingeht, sollte der Arbeitgeber unverzüglich prüfen: War sie berechtigt? Wenn ja, muss rasch neu gekündigt werden (um keine Zeit zu verlieren, z. B. hinsichtlich Kündigungsfristen oder der 3-Wochen-Frist des Kündigungsschutzes). War sie aus Arbeitgebersicht unberechtigt (etwa weil der Arbeitnehmer über die Vollmacht informiert war oder zu spät reagiert hat), sollte dies dem Arbeitnehmer umgehend mitgeteilt oder die Kündigung nochmals vorsorglich – mit Vollmacht – bestätigt werden. Generell gilt: Formfehler lassen sich durch gute Vorbereitung vermeiden. Eine korrekt erteilte und nachgewiesene Vollmacht schließt spätere Diskussionen über die Wirksamkeit der Kündigung aus.

• Taktisches Vorgehen: Für Arbeitnehmer kann die Zurückweisung einer Kündigung einen Verhandlungshebel bieten. Der Arbeitgeber sieht sich unter Umständen gezwungen, neu zu kündigen oder in Vergleichsverhandlungen einzutreten. War die Kündigung aber eine außerordentliche, fristlose Kündigung, kann der Arbeitgeber diese im Regelfall nicht mehr nachholen, weil es eine 14-Tage-Frist gibt, innerhalb derer die Kündigung ausgesprochen sein muss.

Fristen und Formvorschriften

Bei formalen Kündigungsrügen spielen Fristen eine entscheidende Rolle:

• Unverzügliche Zurückweisung (§ 174 BGB / § 180 BGB): Unverzüglich bedeutet rechtlich „ohne schuldhaftes Zögern“ (§ 121 BGB). Der Arbeitnehmer muss also sofort reagieren, kann aber eine kurze Bedenk- oder Beratungszeit haben. In der Praxis werden wenige Werktage als Maximum angesehen. Beispielsweise hat das Bundesarbeitsgericht eine Zurückweisung, die 5 Tage nach Zugang der Kündigung (inklusive Wochenende und Feiertag) beim Arbeitgeber einging, noch als unverzüglich akzeptiert. Sicherer ist es jedoch, die Zurückweisung innerhalb von 1–3 Werktagen zu erklären. Wartet der Arbeitnehmer zu lange, verliert er das Recht zur Zurückweisung – dann gilt die Kündigung trotz fehlender Vollmacht als angenommen. Tipp: Der Arbeitnehmer sollte den Zugang seiner Zurückweisung beim Arbeitgeber dokumentieren (z. B. durch Einwurfeinschreiben oder persönliche Übergabe mit Zeugen), um später den fristgemäßen Widerspruch nachweisen zu können.

• Drei-Wochen-Frist für Kündigungsschutzklage: Unabhängig von der Zurückweisung sollte ein Arbeitnehmer stets die Klagefrist des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) beachten. § 4 KSchG schreibt vor, dass ein Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung Klage beim Arbeitsgericht erheben muss, wenn er ihre Unwirksamkeit geltend machen willbuzer.de. Versäumt er diese Frist, tritt die sogenannte Wirksamkeitsfiktion des § 7 KSchG ein – die Kündigung gilt dann als von Anfang an rechtswirksam, selbst wenn sie eigentlich unwirksam war. Das heißt: Auch formale Unwirksamkeitsgründe – wie eine fehlende Vollmacht – können nach Fristablauf nicht mehr durchgesetzt werden. Daher: Hat ein Arbeitnehmer eine Kündigung zurückgewiesen, muss er dennoch binnen 3 Wochen Kündigungsschutzklage erheben. Die Zurückweisung ersetzt die Klage nicht. Sie dient zwar als erste Abwehrmaßnahme, doch ob die Kündigung wirklich unwirksam bleibt, kann letztlich gerichtlich geklärt werden müssen (z. B. wenn der Arbeitgeber die Wirksamkeit bestreitet). Mit der fristgerechten Klage vermeidet der Arbeitnehmer das Risiko, aufgrund eines Fristversäumnisses doch seinen Kündigungsschutz zu verlieren. Arbeitgeber sollten umgekehrt wissen, dass sie nach Ablauf der Drei-Wochen-Frist grundsätzlich Rechtssicherheit haben: Wird keine Klage erhoben, ist die Kündigung – selbst bei formalen Mängeln – bestandskräftig.

Formerfordernisse der Zurückweisung: Gesetzlich ist keine besondere Form für die Zurückweisung vorgeschrieben. Sie kann mündlich, per E-Mail, Fax oder Brief erklärt werden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch dringend die Schriftform. Idealerweise erfolgt die Zurückweisung schriftlich mit Unterschrift und wird dem Arbeitgeber nachweisbar zugestellt. Ein Fax oder eine E-Mail kann zur Fristwahrung genutzt werden, sollte aber möglichst durch ein unterschriebenes Schreiben im Original ergänzt werden. Wichtig ist, dass aus der Erklärung klar hervorgeht, warum die Kündigung zurückgewiesen wird – nämlich wegen fehlender Vollmachtsurkunde bzw. fehlender Vertretungsmacht. Ein formloses „Hiermit widerspreche ich der Kündigung“ reicht nicht; es muss erkennbar sein, dass man sich gerade auf den Vollmachtsmangel beruft. Im nächsten Abschnitt folgt ein Muster, wie eine sachliche Zurückweisung formuliert werden kann.

Muster für eine Zurückweisung

Ein sachlich formuliertes Musterschreiben zur Zurückweisung einer Kündigung wegen fehlender Vollmachtsurkunde (und hilfsweise fehlender Vertretungsmacht) könnte wie folgt aussehen. Dieses Beispiel dient der Orientierung und muss im Einzelfall angepasst werden:

Betreff: Zurückweisung Ihrer Kündigung wegen fehlender Vollmachtsurkunde

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich habe am XX.XX.20XX Ihre Kündigung vom XX.XX.20XX erhalten, die von Herrn X unterzeichnet wurde. Eine Vollmachtsurkunde war nicht beigefügt, noch ist mir bekannt, dass Herr X zur Kündigung bevollmächtigt ist. Aus diesem Grund weise ich die Kündigung hiermit gemäß § 174 BGB zurück.

Vorsorglich beanstande ich außerdem gemäß § 180 BGB die von Herrn X behauptete Vertretungsmacht.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Max Mustermann (Arbeitnehmer)

Dieses Schreiben erfüllt alle Anforderungen: Es nennt die Kündigung und den Unterzeichner, verweist auf die fehlende Vollmacht und stützt die Zurückweisung ausdrücklich auf § 174 BGB. Gleichzeitig wird vorsorglich die Vertretungsmacht nach § 180 BGB bestritten. Der Ton bleibt sachlich und formal höflich („Sehr geehrte Damen und Herren“ etc.). Hinweis: Ein solches Musterschreiben ersetzt keine individuelle Rechtsberatunganwalt.reanwalt.re. Im Zweifel sollten Arbeitnehmer vor Abfassung einer Zurückweisung einen Rechtsanwalt konsultieren, um sicherzugehen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind. Ebenso sollten Arbeitgeber nach Erhalt einer Zurückweisung prüfen lassen, ob diese berechtigt erfolgte.

Schlussbemerkung

Formale Fehler bei Kündigungen – wie das Fehlen einer Vollmachtsurkunde oder einer Vertretungsmacht – spielen in der Praxis eine bedeutende Rolle. Für Arbeitnehmer bieten §§ 174, 180 BGB wirksame Werkzeuge, um eine Kündigung aus formalen Gründen anzugreifen. Entscheidend ist jedoch ein schnelles und korrektes Vorgehen: Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen und klar den Vollmachtsmangel rügen. Gleichzeitig darf die Klagefrist von drei Wochen nicht aus den Augen verloren werden, damit kein Rechtsverlust eintritt. Arbeitgeber sollten diese Formvorschriften ernst nehmen, da bereits kleine Nachlässigkeiten (etwa das Vergessen der Vollmachtsurkunde) eine Kündigung zu Fall bringen können. Durch vorausschauende Organisation – wer darf Kündigungen unterschreiben, wie wird dies den Mitarbeitern mitgeteilt, sind Vollmachten vorbereitet – lassen sich solche Fehler vermeiden.

Ich empfehle Arbeitnehmern aber dringend, sofort nach Erhalt einer Kündigung Rechtsrat bei einem Rechtsanwalt einzuholen. Dieser wird die formale Ordnungsgemäßheit der Kündigung als erstes prüfen. (Es gibt auch weitere Fehler, wie z.B. fehlende Unterschrift, Briefkopf vom falschen Unternehmen o.ä.)

Arbeitgeber sollten dies entsprechend vor einer Kündigung tun.

Erst wenn die formalen Fragen geklärt sind, geht es zur Sache, d.h. zur Frage, ob die Kündigung sozialwidrig ist, ob die verhaltens- oder personenbedingten Gründe bestehen oder nicht. Oder ob der Betriebsrat ordnungsgemäß angehört wurde.
Alle Fragen, die formalen wie die materiellen, werden im Kündigungsschutzprozess geklärt.